Los conceptos particulares de un empleado se cargan en su ficha, en la pestaña Conceptos. Algunos son novedades (aplican al mes de su fecha, a un rango de meses o a todos los meses) y otros se mantienen con vigencia hasta que los des de baja.
Dónde se cargan
- Entrá a la empresa y abrí la pestaña Empleados.
- Abrí la ficha del empleado y andá a la pestaña Conceptos.
- En Conceptos del empleado agregá el concepto que necesites y completá sus datos.
Novedades del mes (por fecha)
Se cargan con una fecha y, en Se repite, se elige hasta cuándo: solo el mes de la fecha (lo habitual), todos los meses hasta una fecha (un premio fijo de enero a junio, un descuento que se cobra en cuotas) o todos los meses sin fecha de fin (una gratificación mensual que la empresa paga mientras no diga lo contrario). La novedad sale igual en cada mes, sin cargarla mes por mes; para cortarla, se edita y se le pone fecha de fin.
- Horas extra 50% / Horas extra 100%: cargás la cantidad de horas; el valor hora se calcula automáticamente.
- Feriado trabajado: cargás las horas que trabajó ese día; la cantidad ya viene con su jornada completa (8 hs, o la parte que corresponda si trabaja jornada reducida), así que solo la cambiás si trabajó menos. El sueldo del mes ya paga la jornada, así que se suma una vez más y el feriado queda pago al doble, como pide el art. 166 de la LCT. No uses Horas extra 100% para esto: a un mensualizado le pagarías el día de más.
- Premio / gratificación (remunerativo) y Adicional no remunerativo: se pagan enteros en el mes y no integran la base de las vacaciones ni la del plus por feriado. La Gratificación no remunerativa se carga por el mes completo y se prorratea por días, como las sumas no remunerativas del convenio: una falta o una licencia sin goce la descuentan.
- A cuenta de futuros aumentos: lo que se paga por encima del básico de convenio, para que no figure como básico. Cargalo con fecha desde y sin fecha hasta para que se repita todos los meses; cuando la escala suba, bajá o cerrá el importe.
- Adelanto de sueldo y Descuento vario: se descuentan del neto del mes.
Conceptos con vigencia
Se mantienen mes a mes mientras estén vigentes:
- Cuota sindical.
- Antigüedad: en convenios por jornal, y también para empleados fuera de convenio, donde el adicional no es automático y se activa por acá.
- Aportes y adicionales del convenio que no se aplican a todos: el convenio los ofrece y vos elegís a quién alcanzan (por ejemplo las Fallas de caja de Comercio para un vendedor que cobra, o adicionales que se pagan por unidad).
- Fallas de caja de Comercio (art. 30): a los empleados en categoría Cajeros A, B o C les sale solo, todos los meses. Al resto de los que cobran de forma permanente —vendedores, repartidores— se les asigna acá. Se liquida mensual: la doceava parte del 12,25% del básico de Cajero A (48% del de Cajero B para los cajeros B), no remunerativo, sin aportes y con presentismo.
Embargos
El embargo también es un concepto del empleado, con dos variantes que se calculan distinto:
- Embargo — embargo judicial común. Se aplica sobre el neto del recibo y respeta el tope del Decreto 484/87 (la parte hasta el SMVM es inembargable). Si el estudio lo calcula sobre la remuneración bruta remunerativa, se cambia para toda la empresa en Configuración › Parámetros, opción Base del embargo común.
- Embargo por cuota alimentaria — no tiene ese tope: la cuota alimentaria se retiene según lo que ordene el oficio.
En los dos casos podés cargar un porcentaje o un monto fijo, y conviene poner la fecha Hasta cuando el oficio tiene fin, para que deje de descontarse solo.
Conceptos propios de la empresa
Los que se repiten para toda la empresa —premios, productividad, faltante de caja, el Adicional Obra Social del que aporta el 6%— se definen una vez en Sueldos › Configuración › Conceptos y después se asignan a cada empleado desde su ficha. Son fórmulas propias de la empresa.
Al crear uno se define:
- Base de cálculo — % del básico, % del remunerativo, % del bruto (remunerativo + no remunerativo) o % del básico de una categoría, que además pide cuál (por ejemplo, faltante de caja como 10% del básico de Administrativo 2ª).
- Naturaleza — Remunerativo, No remunerativo o Deducción. La deducción se liquida como un aporte más: descuenta del neto y no integra la base imponible del resto.
- Sin aportes ni contribuciones, solo en los no remunerativos — un no remunerativo común igual descuenta obra social y cuota sindical, porque esos aportes se calculan sobre el bruto. Tildando la casilla el concepto queda fuera de la base de todos los aportes y de las contribuciones del empleador: el empleado se lleva el importe entero. Es el tratamiento de conceptos como el viático del art. 106 de la LCT.
- Rubro, solo en las deducciones — Otros, Obra social o Sindical. Define dónde suma en el cuadro de costo laboral, y elegir Obra social es además lo que hace que el LSD lo declare como aporte adicional de obra social.
- El porcentaje por vigencia: se agregan pares de fecha y porcentaje, y rige el más reciente.
La casilla Calcular después de las novedades sirve para los que se apoyan en el total del mes, como una productividad sobre todo lo devengado. Para dejar de liquidar un concepto sin borrarlo, editalo y destildá Activo: eliminarlo lo saca de todos los empleados que lo tengan asignado.
Planilla de novedades en Excel
Si la empresa te manda las novedades por mail o WhatsApp, en vez de tipearlas una por una podés mandarle una planilla y después importarla. Está en la pestaña Novedades de la empresa, botón Planilla de novedades.
- Elegí el período y bajá la planilla. Trae una fila por empleado activo ese mes, con una columna por novedad (faltas por días, premio, adelanto, descuento, feriado trabajado, horas extra) y, si hay empleados por hora o jornal, una columna de días u horas trabajados. Las columnas van en el orden en que la empresa las usa: las novedades que más cargó en los últimos meses quedan primero y las que nunca usó, al final. El Adicional no remunerativo y la Gratificación no remunerativa salen solo si la empresa ya los pagó alguna vez: el no remunerativo del convenio viene de la escala y no se carga acá. La hoja Licencias es para lo que lleva fechas (vacaciones, enfermedad, etc.): viene con las licencias del mes que ya están cargadas en Contala, y para agregar una hay una fila por licencia con desplegables para el empleado y el tipo —la misma lista, con los días que otorga cada una, que ves en la pestaña Licencias del empleado—. Los filtros del encabezado muestran las de un empleado o de un tipo. La hoja Referencia, al final, explica cada columna.
- Mandásela a la empresa. Completa solo lo que corresponda y deja en blanco el resto.
- Cuando vuelva, subila desde la misma pantalla. Antes de guardar ves qué se va a cargar, qué se actualiza y qué filas tienen errores (un CUIL que no está, una licencia que supera el tope, un valor que no es número). Nada se guarda hasta que confirmás, y si hay errores se corrigen en el archivo y se vuelve a subir.
¿Y ahora?
Con los conceptos cargados, seguí con liquidar el período.