Llevar la contabilidad de una empresa

El módulo Contabilidad registra los asientos de la empresa y emite los estados contables. Se prende por empresa en Datos de la empresa, como los demás módulos. Todo se organiza a partir del ejercicio, que lleva las fechas de la empresa y no las del año calendario: hay clientes que cierran el 31 de julio y otros el 31 de diciembre.

1. Cargar el ejercicio

1. Entrá a Contabilidad › Ejercicio y cargá el primero con su número y sus fechas de inicio y cierre. Esa pestaña es el inicio del módulo: muestra cómo viene el ejercicio en curso —asientos, borradores, si el balance cuadra y qué falta para cerrar— y es donde después se cierra.
2. Arriba de todo, al lado del nombre del módulo, está el selector del ejercicio en el que estás trabajando. Vale para el diario, los libros y el balance: se elige una vez y te sigue de sección en sección.
3. Los ejercicios no se pisan entre sí y el sistema propone el siguiente cuando cerrás uno, así que se carga a mano una sola vez.

2. Subir el plan de cuentas

No hace falta rehacerlo cuenta por cuenta. En Configuración › Plan de cuentas bajás la plantilla de Excel, pegás adentro el plan que ya usás y la subís: antes de guardar, la pantalla muestra cuántas cuentas va a crear, cuáles cambian y qué errores encontró.

• Código. Jerárquico con puntos (1.1.01.003). De ahí sale el orden y de qué cuenta depende cada una.
• Imputable. Las cuentas donde se imputa. Los rubros de arriba totalizan y no reciben asientos: al colgarle una cuenta a otra, la de arriba pasa a totalizar sola. La que ya tiene movimientos no se puede convertir, así que no admite cuentas adentro.
• Rubro del balance. En qué línea de los estados se expone. Es lo que arma el balance, así que conviene completarlo.
• Monetaria. Las que no lo son (bienes de uso, capital) son las que se reexpresan cuando se ajusta por inflación.
• Actividad. Para el estado de flujo de efectivo. Si la dejás vacía se deduce del tipo y del rubro.

Después el mismo botón dice Descargar plan y baja el plan cargado en Excel, con las inactivas incluidas: sirve para revisarlo afuera, guardarlo o retocarlo y volver a subirlo. Para cuentas sueltas conviene la flecha de cada fila, que abre el alta adentro de esa cuenta con el código siguiente ya puesto.

3. Cargar asientos

En Diario › Nuevo asiento elegís la fecha, escribís la descripción y cargás las líneas. Cada línea va al debe o al haber, nunca a los dos, y mientras escribís se muestra la diferencia: un asiento que no cierra no se puede guardar.

4. Que los asientos salgan solos

Lo que ya está cargado en los otros módulos no se vuelve a cargar. Primero, una vez por empresa, se dice a qué cuenta va cada cosa en Configuración › Imputaciones (proveedores, IVA crédito fiscal, ventas, sueldos a pagar…). Después, desde Diario › Generar desde documentos elegís el origen y el período:

• Compras — el gasto, el IVA y la deuda con el proveedor. Si el proveedor tiene su propia cuenta de gasto, se usa esa.
• Ventas — el crédito contra el cliente, el ingreso y el IVA débito.
• Cuentas de venta — la cuenta de venta y líquido producto, un asiento por documento: lo liquidado al receptor como gasto con su IVA crédito, la comisión como ingreso con su IVA débito, y el neto como deuda con el receptor. Usa las mismas cuentas de compras y ventas.
• Sueldos — un asiento por liquidación cerrada, con el bruto contra las retenciones y el neto, y las contribuciones aparte.
• Liquidaciones de tarjeta — un asiento por día de pago: el neto que entró al banco, el arancel, el costo financiero de las cuotas, el IVA y las retenciones y percepciones, contra las ventas presentadas (Tarjetas a cobrar). La cuenta del banco sale de la acreditación en el resumen bancario, así que hay que importar los dos; ese crédito ya no se imputa en el libro banco, para no asentarlo dos veces.
• Cobranzas — la plata que entró y las retenciones que hizo el cliente, contra Deudores por ventas. La cuenta del banco sale del movimiento del resumen desde el que se registró la cobranza (o del crédito del mismo importe, si se cargó a mano), y ese crédito tampoco se imputa en el libro banco. La cobranza en efectivo se asienta a mano contra la caja.
• Pagos a proveedores — los pagos registrados en Compras cancelan la deuda con el proveedor contra el banco del que salió la plata, que se reconoce por el débito del mismo importe en el resumen. Ese débito ya no se imputa en el libro banco. Los pagos en efectivo o con tarjeta se asientan a mano.

La pantalla muestra qué documentos hay sin asentar y cuáles no se van a poder, con el motivo. Los asientos nacen en borrador: se revisan y recién al confirmarlos entran al mayor y al balance.

Compras y ventas se pueden asentar uno por comprobante o uno por mes (el selector Asientos de la misma pantalla). Con un asiento por mes el diario queda con el devengamiento mensual —gastos por cuenta, IVA, percepciones y proveedores en un solo asiento— y el detalle comprobante por comprobante vive en los subdiarios. Un comprobante que llegue después de generado el mes entra en un asiento complementario: el ya generado no cambia.

Si la empresa no carga comprobante por comprobante, el botón Importar Libro IVA de ARCA toma los ZIP mensuales que exporta el Portal IVA (Libro IVA Digital) y carga de una vez las compras en Compras y las ventas en Facturación, con el alta de proveedores y clientes por padrón. Se pueden subir los doce meses juntos y volver a subir uno sin duplicar nada. Después, cada proveedor nuevo necesita su cuenta de gasto: en Compras › Proveedores › Cuentas por actividad se asigna de a muchos, agrupados por la actividad principal que declaran en ARCA. Las actividades aparecen dentro de su rubro de gasto, con nombre de cuenta: "Venta al por mayor de máquinas, equipo y materiales conexos" y "Venta al por mayor de máquinas-herramienta" están en Maquinarias, equipos y herramientas. Así una cuenta por rubro alcanza y el plan no crece con cada proveedor. Si hay proveedores sin cuenta, la pantalla de proveedores lo avisa arriba, y también la revisión antes de generar los asientos de compras.

El botón Sugerir cuentas propone una cuenta para cada actividad que tiene proveedores sin cuenta. Primero mira cuál usan los demás proveedores de la empresa con esa actividad, después cuál usó el estudio en sus otras empresas (si en este plan hay una cuenta con el mismo nombre), después si el plan tiene una cuenta con el nombre del rubro. Para las actividades sin antecedente la propone la IA, eligiendo entre las cuentas de gasto del plan. Si ninguna sirve, propone crear la cuenta del rubro, a la par de la cuenta general de gastos: con Crear y asignar se abre una sola cuenta para todas las actividades del rubro. Al lado de cada sugerencia se ve de dónde salió. No se asigna ni se crea nada hasta que tocás Aceptar (o Aceptar las sugeridas), y solo se completa en los proveedores que no tienen cuenta. Un proveedor nuevo cuya actividad ya tiene la cuenta del rubro en el plan entra con esa cuenta.

Una vez que una actividad tiene su cuenta, los proveedores nuevos de esa actividad entran con ella solos. Antes de generar, en Generar desde documentos › Compras está la lista de las compras sin asentar con la cuenta a la que va cada una: si una factura corresponde a otra actividad, se le elige otra cuenta ahí (o en la misma compra, en el campo Cuenta de gasto) y cambia solo esa compra, no el proveedor.

5. El banco

En Diario › Libro banco se imputan los movimientos del resumen que importaste en Banco y tarjetas, donde también está la misma pantalla en la pestaña Libro banco. Acá la contrapartida la elegís vos: un débito puede ser un pago a proveedor, un impuesto o un retiro de socio, y eso no se deduce del resumen. La cuenta contable del banco se elige una sola vez —acá o en la ficha de la cuenta, en Banco y tarjetas— y vale para todos los resúmenes de esa cuenta bancaria. Después va la cuenta de cada movimiento; para los conceptos que se repiten mes a mes, la app sugiere la que usaste la vez anterior.

Si corregís algo después de generar —cambiás la cuenta contable del banco o la contrapartida de un movimiento ya asentado—, el movimiento queda marcado Por actualizar y el botón Generar corrige el asiento que ya existe, sin duplicarlo ni cambiarle el número. Si en cambio editás el asiento en el Diario, la contrapartida que pongas ahí pasa al movimiento.

Los créditos que son cobranzas de clientes se registran desde la misma fila: cuando el banco nombra a un cliente, o cuando imputás el crédito a Deudores por ventas, aparece Registrar cobranza. Así la factura queda cobrada en Facturación y el asiento sale de la cobranza (en Generar desde documentos). Si el movimiento ya tenía asiento del libro banco en borrador, se reemplaza.

6. Bienes de uso, participaciones, planes de pago y FCI

• Bienes de uso. Se carga el bien con su valor de origen y la vida útil en meses. De ahí sale el Anexo II y el asiento de amortización del ejercicio, que toma los meses que le tocan a cada bien.
• Participaciones. Para valuar al VPP una sociedad en la que la empresa participa. Se carga el porcentaje y el patrimonio neto de cada balance que recibís; si la sociedad cierra en otra fecha, se usa el último balance anterior al cierre y la pantalla te dice cuál usó. También coteja el saldo recíproco contra tu cuenta corriente con ella.
• Planes de pago. En Configuración › Planes de pago se carga cada plan de facilidades con su fecha de consolidación y cuatro cuentas: la deuda que se refinancia, el plan corriente, el plan no corriente y los intereses. Las cuotas (vencimiento, capital e interés) se pegan desde el Excel del cronograma o se sube el archivo. En Generar desde documentos › Planes de pago salen el alta del plan (la deuda pasa al plan, separando lo que vence en los próximos 12 meses) y el pago de cada cuota (capital contra el plan, interés a resultado, total contra el banco). El débito se busca en los resúmenes del banco cerca del vencimiento. Si se pagó en otra fecha, se carga esa fecha en la cuota. El libro banco ya no pide ese débito. Al cierre, Reclasificar al cierre pasa a corriente lo que empezó a vencer dentro de los 12 meses.
• Fondos comunes de inversión. En Configuración › Fondos comunes se carga cada fondo con su cuenta del activo y la de resultados, y sus suscripciones y rescates (fecha, cuotapartes e importe), pegados desde Excel o subiendo el archivo. Volver a pegar el resumen entero no duplica lo que ya estaba. En Generar desde documentos › Fondos comunes sale cada movimiento contra el banco: la suscripción al costo y el rescate con su resultado, que se calcula por FIFO (primero salen las cuotapartes más viejas). Al cierre se carga el valor de la cuotaparte a esa fecha y Valuar al cierre registra la diferencia contra resultados. Los rescates del ejercicio siguiente se miden contra ese valor.

7. Mirar los libros y el balance

• Libros › Mayor — los movimientos de una cuenta con el saldo acumulado. Si filtrás un período, arranca del saldo anterior. Se baja en Excel, igual que el diario y el sumas y saldos: los tres bajan con el filtro que tengas puesto y con los importes como número, para que los puedas sumar en la planilla.
• Libros › Sumas y saldos — todas las cuentas con movimientos. El debe y el haber tienen que dar iguales. Cuando el ejercicio tiene asiento de apertura, muestra el saldo de inicio y el movimiento neto del ejercicio. Con Incluir cuentas sin movimiento aparecen todas las cuentas imputables, para comparar entre períodos.
• Balance — situación patrimonial, resultados, evolución del patrimonio neto y flujo de efectivo, comparativos con el ejercicio anterior, más la nota de composición de rubros y los anexos. Se bajan en Excel. Debajo del Anexo I están los gastos por rubro: las compras del ejercicio agrupadas por rubro de gasto, con la actividad de cada proveedor en ARCA debajo, y qué actividades tienen proveedores sin cuenta de gasto asignada.

8. Moneda de cierre

En los estados contables podés pasar de Valores históricos a Moneda de cierre. La reexpresión toma cada movimiento con el índice del mes en que ocurrió, deja las cuentas monetarias como están y la diferencia queda en el RECPAM. Los índices los carga el administrador; si falta el de algún mes, la pantalla avisa cuáles y esos movimientos quedan sin ajustar.

La columna del ejercicio anterior también se reexpresa: se toma en su moneda de cierre y se lleva a la del cierre actual, en todos los estados y en la nota. En la evolución del patrimonio neto y en el flujo de efectivo el saldo al inicio ya viene reexpresado, y el flujo muestra aparte lo que el efectivo perdió por inflación.

9. Cerrar el ejercicio

1. En Ejercicio, el candado abre el control de cierre: no se cierra con el balance descuadrado, con asientos en borrador ni sin una cuenta de resultados no asignados donde refundir.
2. Al cerrar se hace la refundición de las cuentas de resultado, se renumera el diario por fecha y —si lo dejás marcado— se abre el ejercicio siguiente con su asiento de apertura.
3. El ejercicio cerrado no admite asientos nuevos. Se puede reabrir, y queda registrado.

10. Papel de trabajo de Ganancias

En Balance › Ganancias (DDJJ) está el papel de trabajo de la declaración jurada de Ganancias Personas Jurídicas del ejercicio. Arranca del resultado contable del estado de resultados —a valores históricos o en moneda de cierre— y sigue el orden de la declaración hasta el saldo a pagar. Sirve de base para completar el servicio web de ARCA o el aplicativo.

1. Ajustes que suman y que restan. El papel ya trae dos: el impuesto a las ganancias contabilizado suma y el resultado por participaciones en otras sociedades resta. Los demás se agregan con Agregar ajuste. El concepto se elige de la lista o se escribe, y el importe va a mano o sale del saldo de una cuenta del plan. Con cuenta, el importe se actualiza solo cuando cambian los asientos.
2. Quebrantos de ejercicios anteriores. Se carga el año del cierre en que se generó cada uno y el importe actualizado. Se aplican del más viejo al más nuevo, nunca por más que la ganancia, y los de más de cinco años quedan marcados como vencidos.
3. Impuesto determinado. Sale de la escala del año en que empieza el ejercicio, y la pantalla muestra el tramo que se usó.
4. Pagos a cuenta. Anticipos, retenciones, percepciones, saldo a favor del año anterior e impuesto a los débitos y créditos. Como los ajustes, pueden salir del saldo de una cuenta (por ejemplo, la de anticipos de Ganancias).
5. Abajo queda el saldo a pagar o a favor y los anticipos del ejercicio siguiente, con la base de cálculo.

11. Papeles de trabajo del balance

En Balance › Papeles de trabajo se arma el legajo con que se validan los saldos antes de cerrar el ejercicio.

1. Sumas y saldos auditado. Al lado del saldo de cada cuenta se carga el saldo según la evidencia (deudor en positivo, acreedor en negativo) y la pantalla calcula la diferencia. El tilde lo completa igual al saldo contable. En Referencia va de dónde sale el saldo (un papel, un extracto, un arqueo).
2. Compras por cuenta. Las compras cargadas del ejercicio, agrupadas por la cuenta de gasto a la que imputan, contra el movimiento de esa cuenta. Si la cuenta no se movió, las compras figuran como No registrado. La flecha lleva lo que dicen los comprobantes al sumas y saldos auditado, y Conclusiones al MEMO escribe lo que encontró en el MEMO de compras.
3. IVA del ejercicio. El papel de trabajo de IVA de cada mes (el de Compras › IVA), uno detrás de otro: cada mes arranca con el cierre del anterior, salvo que tenga los saldos cargados a mano. Al lado va lo que informa Mis Retenciones. En Posición al cierre elegís la cuenta del saldo técnico, del de libre disponibilidad y del impuesto a pagar, y los llevás al sumas y saldos auditado. Conclusiones al MEMO avisa si las DDJJ no están registradas (el crédito o el débito fiscal tienen saldo al cierre), si hay percepciones o retenciones según ARCA que no se tomaron y si hay compras con el IVA no computado.
4. Ingresos brutos. Cargás la alícuota, el mínimo mensual y el saldo al inicio del ejercicio (a favor en negativo). Por mes, el impuesto es la base por la alícuota y nunca menos que el mínimo. La base sugerida son las ventas netas de IVA y las recaudaciones bancarias salen de los extractos; lo que escribas las pisa. Las percepciones salen de las compras, y las retenciones y los pagos se cargan a mano. El saldo se arrastra de un mes al otro, y el del cierre se lleva a la cuenta que elijas del sumas y saldos auditado.
5. MEMO por rubro. Con Agregar MEMO se crea uno por rubro, con objetivo, procedimiento y conclusiones.