En el Libro de Sueldos Digital cada línea del recibo se informa con un código, no con su nombre. Antes de la primera presentación, el empleador da de alta en el portal de ARCA (opción Conceptos) los conceptos que usa en sus recibos, y cada uno queda vinculado a un concepto de la tabla oficial. De ese vínculo salen dos cosas: con qué código viaja el concepto en el archivo y sobre qué aportes y contribuciones pesa.
Código AFIP y código del empleador
- Código de concepto AFIP — seis dígitos de la tabla oficial, iguales para todos los empleadores (110000 es Sueldo en cualquier empresa). Clasifica el concepto y define sus incidencias por defecto.
- Código de concepto del empleador — hasta diez caracteres, propio de cada CUIT (por ejemplo 11000001, o el código interno del sistema de sueldos). Es el que viaja en el archivo de la liquidación: ARCA lo busca en la tabla de conceptos de ese CUIT y, si no lo encuentra, rechaza la línea.
Un mismo concepto AFIP puede tener varios conceptos del empleador debajo: dos premios distintos, por ejemplo, pueden ir los dos bajo el mismo código de la familia correspondiente con códigos propios diferentes.
Los códigos más usados
| Código AFIP | Concepto |
|---|---|
| 110000 | Sueldo (también el descuento por inasistencias, con signo negativo) |
| 110007 | Feriado |
| 120000 | Sueldo anual complementario (aguinaldo) |
| 120003 | SAC proporcional (liquidación final o licencias) |
| 130001 / 130002 | Horas extras al 50% y al 100% |
| 150000 | Adelanto vacacional |
| 160001 | Adicional por antigüedad |
| 170001 | Presentismo |
| 530000 / 540000 | Incrementos no remunerativos con aportes (y contribuciones) de obra social |
| 810000 | Aporte jubilatorio (SIPA) |
| 810001 | Aporte INSSJyP (Ley 19.032) |
| 810002 | Aporte de obra social |
| 810004 | Cuota sindical |
Incidencias: de dónde salen las bases imponibles
Cada concepto dado de alta lleva marcas que dicen si integra la base de cada subsistema: SIPA, INSSJyP, obra social, Fondo Solidario de Redistribución, asignaciones familiares, Fondo Nacional de Empleo, riesgos del trabajo y regímenes diferenciales o especiales. Con esas marcas ARCA arma las bases imponibles del empleado y recalcula los aportes. Los descuentos no llevan marcas.
Por eso un concepto mal vinculado se nota aunque el recibo esté bien: si un no remunerativo que retiene obra social quedó bajo un código AFIP sin incidencia de obra social, la base que declara el archivo no incluye ese importe y el aporte del recibo no cierra con el que calcula ARCA.
Dar de alta muchos conceptos de una vez
Además del alta de a uno, el portal acepta una carga masiva en Conceptos › Carga masiva por importación: un archivo de texto de ancho fijo, una línea por concepto, con el código AFIP, el código y la descripción del empleador y las marcas de incidencia. Los conceptos ya dados de alta no se pueden volver a subir, y uno que ya se usó en una liquidación no se puede editar: si estaba mal, se da de alta otro.
Errores frecuentes al importar el archivo
- Concepto no dado de alta — el archivo trae un código del empleador que ese CUIT no tiene dado de alta. Pasa mucho al usar el código AFIP como si fuera el propio.
- "El aporte de obra social calculado por ARCA es $X y Ud. informa $Y" — las incidencias del concepto no coinciden con lo que retiene el recibo. Hay que revisar bajo qué código AFIP quedó cada concepto no remunerativo.
- "La base 9 debe ser 0" — no es un problema del archivo: el empleador no tiene cargada la ART en la parametría del Libro de Sueldos Digital. Se resuelve cargándola en el portal.
Cómo se hace en Contala
Cada concepto del recibo viaja al Libro de Sueldos Digital con un código de ARCA. Acá se hace ese mapeo y se revisan los dos avisos que la app levanta cuando algo no coincide. En la primera liquidación te acompañamos con los errores del portal.
El archivo del Libro de Sueldos Digital lleva un código de ARCA por cada concepto, en lugar del nombre. En Sueldos › Configuración › Códigos LSD se indica, para cada concepto que usa la empresa, con qué código viaja. Al liquidar, la app avisa si falta alguno: el recibo sale igual, pero el archivo saldría con códigos que ARCA rechaza.
Cada fila tiene dos columnas, y conviene no confundirlas:
- Concepto ARCA — la clasificación oficial, igual para todos. De la familia a la que pertenece salen los aportes y contribuciones que se declaran.
- Código de sistema — el que esta empresa tiene dado de alta en el portal del LSD, porque cada CUIT tiene los suyos. Es el que viaja en el .txt. Una vez que importás la tabla del portal, el campo deja de escribirse y te ofrece la lista.
Cargar los códigos sin ir de a uno
La pantalla tiene tres acciones que ahorran trabajo, sobre todo al dar de alta una empresa:
- Importar tabla de ARCA — trae los conceptos que la empresa tiene dados de alta en el portal. Además de completar el mapeo, de esa tabla salen las bases imponibles que el LSD declara, así que conviene reimportarla cuando se dan de alta conceptos nuevos.
- Exportar conceptos para ARCA — genera el TXT que se sube en Conceptos › Carga masiva por Importación del portal, para dar de alta todos los conceptos de una en vez de uno por uno. Lleva solo los que todavía no figuran en la tabla importada, porque el portal rechaza los ya registrados.
- Descargar listado en Excel — el mismo listado con sus avisos, para revisarlo fuera de la pantalla.
Empresa que se da de alta como empleador
Una empresa que nunca liquidó no tiene recibos de dónde tomar conceptos, pero el portal pide tenerlos dados de alta antes de la primera presentación. Por eso, mientras no haya liquidaciones, la pantalla muestra los conceptos que van a salir en los recibos según el convenio y la categoría de cada empleado cargado —sueldo mensual, aguinaldo y vacaciones— con el concepto ARCA propuesto. El orden es: cargar la nómina, revisar acá los códigos, exportar el TXT y subirlo al portal; lo que se mapea en esta instancia queda para cuando se liquide.
Como la empresa todavía no tiene conceptos en el portal, los códigos de sistema los definís vos. Asignar códigos automáticamente completa las filas que no lo tienen con uno derivado del concepto ARCA —110000 pasa a 11000001; dos conceptos bajo el mismo ARCA salen 01 y 02—, así el TXT los da de alta con esos códigos y los recibos viajan con los mismos. Las filas sin concepto ARCA quedan afuera: elegiles primero el concepto y volvé a tocar el botón. Si preferís tus propios códigos, escribilos en la columna antes.
Los avisos
La pantalla levanta hasta cinco advertencias y marca las filas involucradas. Ninguna bloquea nada: señalan una inconsistencia que ARCA sí va a rechazar, así que conviene resolverlas antes de presentar. Las tres primeras son de mapeo; las dos últimas, más sutiles, tienen sección propia acá abajo.
- Sin código de sistema — la fila sale en el .txt con el código del catálogo de ARCA como si fuera propio, y el portal la rechaza porque ese código no está dado de alta para este CUIT. Se elige el propio en la lista del campo.
- Apuntado a un concepto ARCA que no está en tu tabla — la empresa no lo tiene dado de alta en el portal. O se elige el concepto ARCA bajo el que sí se dio de alta, o se da de alta con el TXT de conceptos.
- Mapeado a otra familia — los aportes y contribuciones que se declaran salen de la familia de ARCA, que es contra la que valida el portal. El concepto queda declarado como lo clasifica ARCA y no como lo liquidás.
Código cruzado
El código de sistema que cargaste existe en la tabla de ARCA de la empresa, pero pertenece a una familia distinta de la del concepto ARCA que le asignaste. Importa porque al archivo va el código de sistema, y de su fila salen además las bases del registro 04; el concepto ARCA que figura al lado no viaja. Dicho de otro modo: uno de los dos está mal cargado, y el que manda es el que menos se ve.
Marca divergente
El concepto retiene obra social en el recibo pero su alta en ARCA dice que no, o al revés. Es la inconsistencia más costosa, porque el aporte que se declara sale del recibo y la base sale de la tabla del portal: si los dos lados no coinciden, ARCA rechaza la liquidación con el mensaje de que el aporte de obra social que calcula difiere del informado.
Cuál de los dos está mal lo dice el acta del concepto. Si el equivocado es el alta en ARCA y ese concepto ya se usó en una liquidación, en el portal no se puede editar: hay que dar de alta otro y apuntarle el código de sistema.
Qué mirar cuando ARCA rechaza
- Que la tabla del portal esté importada y al día: sin ella, el campo del código de sistema no puede ofrecerte los tuyos.
- Los cinco avisos de esta pantalla, empezando por los conceptos sin código propio.
- Códigos cruzados: el que viaja es el de sistema, no el concepto ARCA de al lado.
- Marcas de obra social divergentes.
- Si observa las bases 1, 4 y 5 (las de aportes) por el importe exacto de las vacaciones o del aguinaldo de una final, es el tope propio de esos conceptos: ARCA lo proporciona con los días que viajan en el archivo. Contala los informa sola —los de vacaciones y los trabajados del semestre en el SAC proporcional—, siempre que el aguinaldo esté mapeado a SAC proporcional (120003) y no a un semestral.
- La condición del empleado, sobre todo en jubilados — ver Cargar empleados.